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Escritório de contabilidade: os vencimentos de todos os clientes numa tela

Um sistema sob medida para um escritório contábil que controlava os vencimentos de muitas pequenas empresas numa planilha. Guias, declarações e certidões passaram a aparecer por cliente, antes de vencer.

Segmento
Contabilidade
Quem usa
Contadores e equipe do escritório
Serviço
Sistema sob medida
Ano
2024

Por Leandro Garcia, fundador do Guru Digital

Mesa de escritório de contabilidade com documentos
O que mudou

Os ganhos no dia a dia

Nenhum vencimento escondido na planilhaO contador abre o sistema e vê o que vence nos próximos dias, cliente por cliente, sem procurar.
Painel de vencimentosGuias, declarações e certidões por cliente.
Nota emitida pelo sistemaA nota fiscal dos clientes sai de dentro do sistema.
No celularO contador consulta fora do escritório.
Tudo registradoCada alteração em lançamento fica gravada: quem, quando e o quê.
O desafio

Uma planilha para muitos clientes

O escritório atendia muitas pequenas empresas, de MEI a Lucro Real, e controlava os vencimentos de todas numa planilha. Achar o que vencia na semana dependia de filtro, cor e memória, e os relatórios travavam o computador no meio do dia.

A solução

O que vence aparece primeiro

Construímos um sistema onde cada cliente tem os seus vencimentos e documentos. O painel mostra o que vence primeiro, a nota fiscal é emitida pelo próprio sistema e os relatórios pesados são gerados de madrugada.

Vencimento próximo
Aparece no topo do painel, por cliente.
Relatório pesado
Gerado de madrugada, pronto de manhã.
Lançamento alterado
Fica registrado quem mudou, quando e o quê.
Regime do cliente
Simples, Lucro Real ou MEI, cada um com os seus vencimentos.
Antes e agora

O que mudou na rotina

AntesAgora
VencimentosPlanilhaPainel por cliente
Nota fiscalEm outro sistemaDentro do sistema
RelatóriosTravavam o diaProntos de manhã
Consulta fora do escritórioNão davaPelo celular
Como foi feito

Do jeito deles para o sistema, em quatro passos

  1. EntenderComo o escritório controlava cada tipo de cliente.
  2. Escrever as regrasQuais vencimentos cada regime tem e quando avisar.
  3. Construir e entregarO painel, a emissão de notas e os relatórios.
  4. Ajustar com o usoOs relatórios que a equipe mais usava ficaram à mão.

Os contadores continuam decidindo; o sistema só não deixa nada passar.

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O que esse caso mostra

Planilha boa vira gargalo quando o escritório cresce

A planilha funcionou enquanto havia poucos clientes. Com muitos, o que resolve é uma tela que mostra o que importa primeiro.

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