Distribuidora de materiais de construção: a nota fiscal sai sozinha do pedido
Uma automação que emite a nota fiscal eletrônica a partir do pedido no sistema de gestão. O financeiro parou de copiar e colar dados entre sistemas.
- Segmento
- Distribuição de materiais de construção
- Quem usa
- Financeiro e faturamento
- Serviço
- Automação
- Ano
- 2022
Por Leandro Garcia, fundador do Guru Digital
Os ganhos no dia a dia
Cada nota, cinco telas
O financeiro emitia cada nota à mão: abria o pedido no sistema de gestão, copiava os dados, colava no emissor, conferia natureza da operação e alíquota e enviava. Um erro de digitação virava nota rejeitada e retrabalho.
O pedido vira nota
Ligamos o sistema de gestão ao emissor de notas. Quando o pedido está pronto, a automação confere os dados fiscais, emite a nota e traz a resposta de volta. A equipe só olha o que foi rejeitado.
- Pedido liberado
- A nota é emitida com os dados do próprio pedido.
- Dado fiscal incoerente
- A nota não sai; vai para revisão com o motivo.
- Nota rejeitada
- Aparece na tela com o erro, para corrigir e reenviar.
- Fim do mês
- O arquivo fiscal do mês fica pronto.
O que mudou na rotina
| Antes | Agora | |
|---|---|---|
| Emissão | Manual, nota a nota | A partir do pedido |
| Digitação | Copiar e colar | Nenhuma |
| Nota rejeitada | Descoberta tarde | Vista na hora, com o motivo |
| Arquivo do mês | Montado à mão | Pronto |
Do jeito deles para o sistema, em quatro passos
- EntenderO caminho do pedido até a nota e onde surgiam os erros.
- Escrever as regrasAs conferências fiscais que o financeiro já fazia de cabeça.
- Construir e ligarA automação entre o sistema de gestão e o emissor.
- AcompanharAs primeiras semanas de notas, uma a uma, até rodar sozinha.
O financeiro continua dono das regras fiscais; a automação só segue o que foi escrito.
Outros casos como este
Copiar e colar é o primeiro sinal de automação
Sempre que alguém copia de um sistema para outro, há uma automação esperando. Nota fiscal é um dos casos mais comuns.