Escritório contábil: as notas fiscais lançadas sem digitar
Uma automação que lê as notas fiscais que chegam por e-mail e lança no sistema contábil. A equipe só revisa o que não bate.
- Segmento
- Contabilidade
- Quem usa
- Analistas do escritório
- Serviço
- Automação
- Ano
- 2023
Por Leandro Garcia, fundador do Guru Digital
Os ganhos no dia a dia
Nota por nota, à mão
O escritório recebia as notas dos clientes por e-mail, em arquivo da nota eletrônica ou em PDF, e um analista digitava cada uma no sistema contábil. Era o trabalho mais repetitivo da equipe e o que mais gerava erro.
O e-mail vira lançamento
Criamos uma automação que abre a caixa de e-mail, baixa as notas, lê os dados, confere se a nota já foi lançada e lança no sistema contábil. Quando algo não bate, ela não arrisca: cria uma tarefa para o analista.
- CNPJ inválido
- A nota não é lançada; vira tarefa de revisão.
- Valor divergente
- Vai para o analista com o motivo.
- Nota repetida
- É reconhecida e não entra de novo.
O que mudou na rotina
| Antes | Agora | |
|---|---|---|
| Lançamento | Digitado nota por nota | Automático |
| Nota em PDF | Digitada | Lida pela automação |
| Nota repetida | Às vezes lançada duas vezes | Barrada |
| Trabalho do analista | Digitar | Revisar exceções |
Do jeito deles para o sistema, em quatro passos
- EntenderDe onde as notas vinham e como cada uma era lançada.
- Escrever as regrasO que confere, o que barra e o que vira tarefa.
- Construir e ligarA leitura do e-mail, das notas e o lançamento no sistema.
- Ajustar com o usoOs formatos de PDF que apareceram depois.
O analista continua conferindo; só deixou de digitar.
Outros casos como este
Automatizar o repetitivo devolve o trabalho que exige cabeça
Ninguém estudou contabilidade para digitar nota. A automação ficou com a digitação; a equipe, com a análise.