O que dá para automatizar na sua empresa, área por área

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Geração de leads

5 situações

Os contatos chegam por vários lugares e ficam espalhadosTodos os contatos caem num lugar só, com nome, origem e o que pediramAlguém pede informação pelo site ou anúncio e fica sem respostaQuem pede informação recebe resposta rápida, mesmo fora do expedienteDemoro para responder quem pediu orçamentoA primeira resposta sai rápido, com as perguntas certasNão sei quais contatos valem a penaCada contato chega com as respostas que mostram se é o cliente certoNão sei dizer de onde vieram os meus clientesVocê sabe de onde veio cada cliente: indicação, Google, Instagram

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Anúncios

5 situações

O contato do anúncio cai numa planilha que ninguém olhaO contato do anúncio entra direto na sua lista de vendas e já recebe uma mensagemNão sei quanto me custa cada cliente que vem do anúncioO custo de cada cliente que veio do anúncio sai pronto toda semanaMonto o relatório dos anúncios na mãoO relatório dos anúncios é montado pelo sistema, só com o que importaNão sei se o anúncio traz cliente ou só curiosoVocê vê quantos contatos do anúncio viraram vendaPago anúncio, mas o atendimento não dá conta dos contatosOs contatos do anúncio recebem a primeira resposta logo, e os interessados chegam à equipe

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Google e redes sociais

5 situações

Quem procura meu serviço no Google não me encontraO seu negócio aparece completo e atualizado no GoogleQuase não tenho avaliações no GoogleDepois do atendimento, o cliente recebe o convite para avaliar você no GoogleNão respondo as avaliaçõesCada avaliação nova chega até você com uma resposta sugeridaPosto quando sobra tempoAs postagens do mês ficam programadasMensagem pelo Instagram se perdeAs mensagens do Instagram entram no mesmo lugar que as do WhatsApp

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Indicação e clientes antigos

5 situações

Só peço indicação quando lembroDepois de cada entrega, o pedido de indicação é enviado no momento certoTenho uma lista de clientes antigos que nunca mais procureiQuem sumiu recebe uma mensagem de retorno no momento certoNão lembro do aniversário dos clientesA mensagem de aniversário é enviada pelo sistemaO cliente some depois da primeira compraQuem comprou recebe contato no momento certo para voltarNão sei quem são os meus melhores clientesVocê vê quem mais compra e há quanto tempo não volta

Vender

Pipeline de vendas

5 situações

Não sei em que etapa está cada negociaçãoVocê vê todas as negociações numa tela, por etapaNegócio parado e ninguém percebeVocê é avisado quando uma negociação fica sem retornoA previsão de vendas é chuteA previsão sai da sua própria lista de negociaçõesNão sei quantas propostas estão em aberto agoraVocê vê numa tela só as propostas em aberto e em que pé está cada umaCada vendedor anota do seu jeitoA equipe registra tudo no mesmo lugar, do mesmo jeito

Vender

Orçamentos e propostas

5 situações

Monto cada orçamento do zeroO orçamento parte de um modelo seu, sem começar do zeroMando o orçamento e esqueço de cobrar o retornoVocê é lembrado de cobrar o retorno no prazo, com a mensagem já prontaErro preço e quantidade no orçamentoO preço vem da sua tabela, sem conta à mãoNão sei quantos orçamentos viraram vendaVocê vê quantos orçamentos fecharam e por que os outros nãoO cliente pede o orçamento de novo porque perdeuO cliente abre o orçamento por um link, quando quiser

Vender

Contratos e fechamento

5 situações

Faço o contrato à mão a cada vendaO contrato sai preenchido com os dados da venda e é assinado pelo celularO contrato vai e volta por e-mail até ser assinadoO cliente assina pelo celularEsqueço de pedir os documentos do clienteO pedido de documentos sai junto com o contratoCalculo comissão na planilha no fim do mêsA comissão de cada vendedor fica calculada, sem planilhaDepois de fechar, o cliente fica sem saber o próximo passoAo fechar, o cliente recebe as boas-vindas e o que acontece agora

Atender

WhatsApp e atendimento

5 situações

Respondo as mesmas perguntas o dia inteiroAs perguntas de sempre passam a ser respondidas pelo sistemaMensagem que chega à noite ou no fim de semana fica sem respostaQuem escreve à noite ou no fim de semana recebe uma primeira respostaVárias pessoas usam o mesmo WhatsApp e ninguém sabe quem respondeuCada conversa tem um responsável, e todos veem o históricoReclamação se perde no meio das conversasCada reclamação fica registrada, com prazo e responsávelPerco áudio e arquivo que o cliente mandouOs áudios viram texto e os arquivos ficam guardados na ficha do cliente

Atender

Agenda

5 situações

Para marcar um horário são dez mensagensO cliente escolhe o horário direto na agenda, sem troca de mensagensO cliente marca e não apareceO cliente recebe confirmação e lembrete antes do horárioQuando alguém desmarca, o horário fica vazioQuando alguém desmarca, quem está na lista de espera é avisadoO retorno do cliente depende de alguém lembrarO retorno fica marcado na agenda, sem depender da memória de ninguémA agenda está em três lugares diferentesUma agenda só, que toda a equipe vê

Atender

Pós-venda e satisfação

5 situações

O cliente me pergunta toda hora como está o pedidoO cliente recebe um aviso a cada etapa e não precisa perguntarNunca sei se o cliente saiu satisfeitoDepois do atendimento, o cliente responde uma pergunta rápida de satisfaçãoO cliente reclama e eu só fico sabendo tardeUma nota baixa chega até você logoNão acompanho o cliente depois da entregaO contato de acompanhamento sai no prazo certoGarantia e troca são controladas na memóriaCada garantia e troca fica registrada, com prazo

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Pedidos

5 situações

O pedido chega pelo WhatsApp e alguém digita tudo no sistemaO pedido que chega pelo WhatsApp entra no sistema, e a equipe só confereA mesma informação é digitada em dois ou três lugaresVocê digita uma vez e a informação aparece em todos os lugaresO pedido sai errado por erro de digitaçãoO pedido sai com os dados do cliente e do produto, sem digitar de novoNão sei em que pé está cada pedidoVocê vê cada pedido e a etapa em que estáSeparo e confiro o pedido no papelA separação é conferida no celular, item por item

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Ordens de serviço

5 situações

Ordem de serviço anotada no cadernoA ordem de serviço fica no celular, e você acompanha até o fimO checklist ainda é no papelO checklist vai para o celular e fica registrado quem fez e quandoMonto a escala da equipe na mão toda semanaA escala sai pronta e cada pessoa recebe a suaPerco horas montando relatório para o clienteO relatório para o cliente sai pronto, com o que foi feitoA equipe de campo liga para saber o próximo serviçoCada pessoa recebe no celular a sua lista do dia

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Estoque e compras

5 situações

Só descubro que acabou quando precisoVocê é avisado antes de o produto acabarPeço cotação fornecedor por fornecedorO pedido de cotação vai para vários fornecedores de uma vezConfiro a mercadoria que chegou contra a nota, item por itemA mercadoria que chegou é conferida com a nota pelo sistema, e você vê só a diferençaO estoque está numa planilha que só uma pessoa entendeO estoque se atualiza a cada venda e a cada compraCompro demais de um produto e falta outroA sugestão de compra sai do que você realmente vende

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Contas a receber e a pagar

5 situações

Lanço cada recebimento e faço o recibo um por umO recibo é gerado junto com o lançamento do pagamentoBoleto vence e ninguém lembra de cobrarO cliente é lembrado antes do vencimento e cobrado depois, sem vocêConta a pagar fica no papel e na cabeçaVocê é avisado de cada conta antes de vencerFecho o caixa no fim de semanaO caixa do dia é fechado pelo sistema, para você só conferirNo fim do mês não sei quanto entrouO resumo do mês fica pronto, com o que entrou e o que saiu

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Banco e conciliação

5 situações

Confiro o extrato do banco linha por linhaO extrato é conferido pelo sistema, e você olha só o que não bateuNão sei quais pagamentos já caíramCada pagamento que cai na conta é marcado como recebidoO Pix chega sem identificação e não sei de quem éCada Pix é ligado ao cliente certoTenho conta em mais de um banco e junto tudo na mãoOs extratos dos bancos aparecem juntos, num lugar sóA taxa da maquininha não bate com o que eu esperavaVocê vê quanto cada venda no cartão rendeu de verdade

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Notas fiscais

5 situações

Alguém passa a tarde digitando nota fiscalA nota fiscal é lida e lançada, e a equipe só confereEmito nota uma por umaA nota é emitida a partir da vendaEsqueço de emitir nota de algum serviçoNenhum serviço fica sem nota: você é avisadoConfiro a nota do fornecedor contra o pedido, na mãoA nota do fornecedor é conferida com o pedido pelo sistemaTodo mês corro atrás de documento para mandar ao contadorOs documentos do mês são reunidos e enviados ao contador

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Documentos

5 situações

Comprovante se perde no meio do WhatsAppCada comprovante fica guardado no lugar certoFicha e termo ainda são preenchidos no papelA ficha e o termo são preenchidos e assinados pelo celularProcuro um contrato antigo e não achoTodo documento fica guardado e se acha pela buscaDocumento vence e ninguém percebeVocê é avisado antes de um documento ou alvará vencerCopio dados de PDF para a planilhaOs dados do PDF vão direto para a planilha ou para o sistema

Gerir

Equipe

5 situações

Controlo ponto e hora extra na planilhaPonto e horas extras ficam registrados, sem planilhaPedido de férias e folga chega por mensagem, soltoPedidos de férias e folga ficam num lugar só, esperando a sua aprovaçãoFuncionário novo aprende perguntando para os outrosQuem chega encontra o passo a passo da sua funçãoDocumento de funcionário fica espalhadoOs documentos de cada funcionário ficam organizados num lugar sóNão sei o que cada um está fazendoCada tarefa tem responsável e prazo, à vista de todos

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Relatórios e indicadores

5 situações

Para saber como estamos, preciso perguntar para alguémVocê abre uma tela e vê os números do diaO relatório do mês leva dias para ficar prontoO relatório do mês fica pronto no primeiro diaPara decidir, preciso juntar várias planilhasOs números que você usa para decidir ficam num lugar sóSó descubro o problema quando já virou prejuízoVocê é avisado quando um número sai do normalNão sei qual serviço me dá mais resultadoVocê vê o que cada serviço ou produto deixa de resultado

Gerir

Aprovações

5 situações

Tudo passa por mim para ser aprovadoSó a exceção chega até você; o resto segue pela regra combinadaO pedido de compra fica esperando eu verO pedido chega para você aprovar pelo celular, com um toqueO desconto é dado sem critérioO desconto segue a regra combinada, e o que passar dela chega até vocêReembolso de despesa vem em papelzinhoA despesa chega com a foto do comprovante e é aprovada pelo celularNão sei quem aprovou o quêToda aprovação fica registrada, com quem e quando

Em tudo

Sistemas que não conversam

5 situações

Uso vários sistemas e nenhum conversa com o outroOs sistemas passam a trocar informação entre siExporto planilha de um sistema para importar no outroA informação passa de um sistema para o outro sem planilhaCada sistema tem um cadastro diferente do mesmo clienteO cliente tem um cadastro só, usado em todosPago por dois sistemas que fazem a mesma coisaVocê fica só com o que precisa, e o resto se encaixaTroquei de sistema e perdi o históricoO histórico vem junto quando você troca de sistema

Em tudo

Inteligência artificial no dia a dia

5 situações

Perco tempo resumindo reunião e escrevendo e-mailO resumo da reunião e o rascunho do e-mail saem prontosRespondo e-mails parecidos o dia todoA resposta já vem escrita, e você só revisaLeio documento enorme para achar uma informaçãoVocê pergunta e recebe a resposta com o trecho do documentoEscrevo descrição de produto e post um por umOs textos saem prontos no seu tom, para você ajustarNão sei como usar inteligência artificial com segurança no negócioA inteligência artificial trabalha dentro das regras do seu negócio, sem expor dados

Dá para automatizar todas as etapas do seu negócio: da venda ao atendimento, da operação à entrega do seu produto ou serviço.

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Equipe

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Sistemas que não conversam

Inteligência artificial no dia a dia