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Caso · Pilates

Estúdio de pilates: a aula começa com as vagas preenchidas

Um sistema sob medida para um estúdio de pilates que marcava aula pelo WhatsApp pessoal de cada instrutor. O aluno reserva a vaga, recebe lembrete e entra na lista de espera quando a aula lota.

Segmento
Estúdio de pilates
Quem usa
Dono, instrutores e alunos
Serviço
Sistema sob medida
Ano
2025

Por Leandro Garcia, fundador do Guru Digital

Estúdio de pilates com aparelhos
O que mudou

Os ganhos no dia a dia

Menos vaga vaziaCom reserva, lembrete e lista de espera, a aula deixou de começar com vagas que alguém desmarcou em cima da hora.
Grade da semanaO aluno vê as aulas e reserva sozinho.
Lista de esperaAula lotada abre a fila automaticamente.
Lembrete antes da aulaPelo WhatsApp, sem o instrutor mandar.
Mensalidade recorrenteCobrança automática todo mês.
O desafio

Cada instrutor com a sua agenda no celular

As aulas eram marcadas no WhatsApp pessoal de cada instrutor. Cancelamento virava confusão, ninguém sabia quem estava na fila e a aula começava com vaga vazia. O dono não tinha ideia da ocupação nem do faturamento por instrutor.

A solução

A regra do estúdio aplicada sozinha

Construímos um sistema de reservas com a regra do próprio estúdio. O aluno reserva, cancela e entra na espera pelo sistema; o lembrete sai sozinho; a mensalidade é cobrada todo mês. O dono acompanha presença e ocupação.

Aula lotou
Novas reservas vão para a lista de espera.
Alguém cancelou
A vaga é oferecida para quem está na espera.
Cancelamento com menos de 2 horas
O aluno perde o crédito da aula, como o estúdio definiu.
Antes e agora

O que mudou na rotina

AntesAgora
ReservaWhatsApp de cada instrutorPelo sistema
Lista de esperaNão existiaAutomática
LembreteQuando davaSempre, antes da aula
Ocupação e faturamentoDesconhecidosNo painel do dono
Como foi feito

Do jeito deles para o sistema, em quatro passos

  1. EntenderComo as aulas eram marcadas e onde as vagas se perdiam.
  2. Escrever as regrasLimite por aula, prazo de cancelamento e crédito.
  3. Construir e entregarA grade, as reservas, os lembretes e a cobrança.
  4. Ajustar com o usoA regra de cancelamento revista depois das primeiras semanas.

A regra de cancelamento é do estúdio; quando ele muda, o sistema muda junto.

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O que esse caso mostra

Regra combinada é regra que se cumpre sozinha

O estúdio já tinha regras de cancelamento, mas cobrá-las pelo WhatsApp era desconfortável. No sistema, a regra vale para todos, sem atrito.

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